L’intégrité et la sécurité des communications par email sont primordiales pour les entreprises comme pour les particuliers. Assurer que les emails atteignent non seulement leurs destinataires prévus mais maintiennent également leur confiance et leur légitimité implique un ensemble complexe de stratégies et de protocoles d’authentification.
Cet article fournit un aperçu complet des pratiques essentielles et des technologies nécessaires pour établir une infrastructure d’email robuste et sécurisée. Des méthodes d’authentification de base aux techniques avancées pour gérer les adresses IP et augmenter progressivement les volumes d’emails, les sections suivantes vous guideront à travers les étapes cruciales nécessaires pour améliorer votre capacité de livraison d’emails et protéger vos communications contre les menaces courantes telles que le phishing et l’usurpation. Ce guide offre des insights précieux et des conseils pratiques pour sécuriser efficacement votre écosystème d’email.
Table des matières
- Authentification des emails
- Surveiller ses paramètres d’authentification
- Gestion des adresses IP
- Stratégie de montée en puissance progressive pour vos adresses IP
- Comment élaborer un plan pour augmenter progressivement le volume d’emails
- Exemple de plan de montée en puissance progressive pour vos adresses IP
- Sélectionner les domaines d’envoi appropriés
Authentification des emails
L’authentification joue un rôle crucial dans la confirmation de votre identité en tant qu’expéditeur légitime aux yeux des fournisseurs de services de messagerie. Elle repose sur plusieurs standards qui valident automatiquement l’authenticité de vos communications. Voici les méthodes clés pour authentifier votre domaine d’envoi:
SPF (Sender Policy Framework) : Confirme que l’expéditeur figure sur la liste approuvée du domaine, assurant ainsi que les emails proviennent d’une source autorisée.
DKIM (DomainKeys Identified Mail) : Emploie une infrastructure de clés publiques pour valider l’intégrité et l’origine des messages, renforçant la confiance dans leur authenticité.
ARC (Authenticated Received Chain) : Maintient l’authenticité des messages même en cas de transfert ou de manipulation, garantissant la validation des communications, y compris pour des volumes importants ou des messages redirigés.
DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance) : Vérifie que le domaine visible par l’utilisateur final est authentifié via SPF et/ou DKIM, offrant une couche supplémentaire de sécurité.
BIMI (Brand Indicators for Message Identification) : Offre aux détenteurs de domaines la possibilité de choisir quelle image représentera leurs messages authentifiés dans la boîte de réception des destinataires, améliorant ainsi la reconnaissance de marque.
Mettre en place et maintenir ces protocoles d’authentification est essentiel pour assurer que vos emails atteignent efficacement les boîtes de réception, tout en renforçant la sécurité et la confiance autour de vos communications.
Surveiller ses paramètres d’authentification
SPF
Le SPF est un standard d’authentification conçu pour vérifier l’origine des emails et confirmer leur authenticité, contribuant ainsi à diminuer la distribution d’emails indésirables. Ce protocole joue également un rôle crucial dans la prévention d’hameçonnage (phishing), en associant vos adresses IP aux domaines d’envoi pour limiter les tentatives d’usurpation d’identité.
DKIM
Le DKIM offre un système de signature des messages, utilisant une paire de clés cryptographiques (publique et privée) pour authentifier l’expéditeur. Les détails de cette signature se retrouvent dans l’en-tête des emails. Cette norme d’authentification est indispensable pour protéger une marque ou un expéditeur contre les usurpations et le spam, en assurant l’intégrité et l’authenticité du message envoyé.
ARC
Ce protocole complète les mécanismes SPF et DKIM en préservant l’information d’authentification des messages email à travers plusieurs sauts (transferts). L’ARC aide à maintenir la vérification des emails même quand ils passent par des services de réacheminement, soutenant ainsi l’authenticité des messages dans des scénarios complexes de transmission.
DMARC
Le DMARC est un protocole crucial pour la protection des domaines dans l’email marketing, conçu pour combattre les menaces telles que le phishing et l’usurpation d’identité via email. Ce système repose sur une configuration correcte des protocoles SPF et DKIM pour fonctionner. Pour qu’un email passe la validation DMARC, il doit respecter soit la conformité SPF, soit celle de DKIM.
Si un email échoue à cette vérification, le DMARC oriente les fournisseurs de services email sur la manière de traiter le message grâce à des politiques spécifiques.
3 types d’actions peuvent être indiquées via ces politiques :
- None : politique de base pour le DMARC. Il s’agit ici de s’assurer de la légitimité des courriels envoyés. Il est conseillé de mettre en place cette configuration lors de la mise en place du protocole
- Quarantine : ce paramètre – qui est une solution intermédiaire – offre un certain niveau de protection car il indique de renvoyer les courriels dans le dossier courriers indésirables. Il s’agit là d’être dans une démarche de vérifier avant de faire confiance.
- Reject : cette politique, plus radicale et maximale en termes de protection de la marque, permet de bloquer les fraudes utilisant les courriels (phishing, spoofing, etc.). Les messages, en fonction de la validation ou non de l’identité d’expéditeur, peuvent être rejetés.
BIMI
BIMI est un standard récent qui facilite l’identification visuelle de l’expéditeur dans la boîte de réception de l’utilisateur, en permettant l’affichage d’un logo spécifique. Ce standard a été élaboré par un consortium d’acteurs majeurs de l’emailing (tels que Google, Microsoft, et Verizon) avec pour objectif double : assurer l’authenticité des emails reçus et améliorer l’expérience utilisateur par une reconnaissance immédiate de l’expéditeur. Le BIMI repose sur une infrastructure d’authentification solide, garantissant que seuls les emails vérifiés peuvent bénéficier de cette mise en avant visuelle.
Gestion des adresses IP
La gestion des adresses IP constitue un élément fondamental dans l’évaluation de vos campagnes d’emailing par les fournisseurs d’accès à internet (FAI). Les configurations des adresses IP peuvent varier, offrant chacune des avantages et des inconvénients spécifiques à prendre en compte. Comprendre ces nuances est essentiel pour optimiser la délivrabilité de vos emails et maintenir une bonne réputation auprès des FAI.
Domaines d’envoi/Environnement IP(s)
Domaine Partagé/IPs mutualisées :
Contrôle difficile : Partager un même ensemble d’IPs avec d’autres annonceurs rend difficile la distinction de vos envois sur le plan des performances. Au même titre, utiliser un domaine partagé – utilisé par d’autres expéditeurs donc – empêche d’avoir une distinction de ses propres performances.
Domaine Partagé/IPs dédiées :
Réputation contrôlée en partie : Bien que l’infrastructure puisse être dédiée, la réputation est influencée par les comportements des autres utilisateurs partageant le même domaine, rendant le contrôle sur la réputation seulement partiel.
Domaine dédié/IPs mutualisées :
Réputation sous influence partagée : Posséder un domaine exclusif n’isole pas totalement la réputation de celle des autres utilisateurs partageant potentiellement le même ensemble d’IPs. La vigilance reste de mise.
Domaine dédié/IPs dédiées :
Contrôle complet sur la réputation : Avec un domaine exclusivement attribué, la gestion de la réputation repose entièrement sur vos propres pratiques d’envoi. Cette configuration assure une souveraineté totale, les actions de la marque étant les seuls facteurs impactant directement la réputation.
Stratégie de montée en puissance progressive pour vos adresses IP
Pour débuter sur de bonnes bases, il est essentiel d’adopter une stratégie de montée en puissance progressive pour vos adresses IP. Cette approche méthodique consiste à augmenter graduellement le volume d’emails envoyés depuis de nouvelles IPs. L’objectif est de démontrer aux fournisseurs de services de messagerie la fiabilité et la légitimité de vos envois au fil du temps. Cela permet aux opérateurs de messagerie d’observer et d’évaluer la qualité de vos contenus, vos pratiques d’envoi et les réactions de vos destinataires. Ces éléments contribuent à établir une réputation solide et fiable, augmentant ainsi la probabilité que vos emails soient livrés en boîte de réception et non classés comme spam.
L’importance de cette démarche réside aussi dans le fait que les critères d’évaluation peuvent varier d’un fournisseur à l’autre. Certains peuvent appliquer des normes plus strictes, rendant indispensable la consultation de leurs recommandations spécifiques pour adapter vos actions en conséquence.
Adhérer aux meilleures pratiques de préchauffage des IPs est crucial. Cela inclut, par exemple, l’envoi d’emails à des destinataires qui ont déjà montré un intérêt actif, tout en évitant les listes d’emails achetées ou louées, une pratique déconseillée par des organismes tels que la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL). Enfin, un suivi rigoureux des indicateurs de délivrabilité et de la réputation de vos IPs pendant cette phase initiale est recommandé pour assurer le succès de vos campagnes d’emailing.
Comment élaborer un plan pour augmenter progressivement le volume d’emails
Élaborer un plan pour augmenter progressivement le volume d’emails demande une attention méticuleuse pour maintenir une délivrabilité optimale et éviter les problèmes de performance. Il est important de prendre en considération plusieurs éléments pour encadrer et sécuriser au mieux votre migration. De l’analyse des résultats antérieurs à la structuration future, suivre un parcours bien défini et respecter chaque phase avec soin est essentiel.
Avant la migration
Évaluation de l’infrastructure : Identifiez l’infrastructure idéale (IP dédiée, IP mutualisée, sous-domaines, etc.) adaptée au volume d’emails que vous prévoyez d’envoyer. Ces éléments sont importants à prendre en compte afin de planifier au mieux ce changement.
Analyse des performances actuelles : Étudiez les métriques de vos campagnes existantes (taux de délivrabilité, d’ouverture, de clics, de plaintes, etc.) pour établir des objectifs clairs.
Planification de l’augmentation progressive : Prévoyez d’augmenter votre volume d’envoi graduellement, par exemple de 10 à 20 % par semaine, pour mesurer son impact sur la délivrabilité.
Définition des objectifs futurs : Fixez des buts précis pour cette montée en charge, comme l’expansion de votre base d’abonnés, le lancement de nouvelles campagnes ou l’expansion vers de nouveaux segments de marché.
Conformité anti-spam : Assurez-vous que vos méthodes respectent les réglementations en vigueur (ex. : RGPD, Loi 25), incluent une option de désabonnement facile et s’appuient sur un consentement explicite.
Pendant la migration
Intégration sélective et purification de la base de donnés : Bien que les contacts inactifs de longue durée ne doivent généralement pas être inclus dans une migration, il est possible d’en sélectionner un nombre restreint, selon des critères spécifiques, pour une intégration méticuleuse. En réalité, le processus de migration offre l’opportunité de purifier la base de données grâce à la préparation effectuée en amont pour le plan de montée en charge.
Qualité du contenu : Veillez à ce que vos emails soient pertinents, captivants et alignés sur les attentes de vos abonnés pour minimiser les risques d’être marqués comme spam.
Surveillance des indicateurs clés : Observez attentivement les taux de délivrabilité, de plaintes et d’ouverture et soyez prêt à intervenir rapidement si nécessaire.
Plan d’urgence : Ayez un protocole d’action rapide en place pour arrêter les envois, réduire le volume d’envoi ou encore contacter les opérateurs de messagerie si des problèmes de délivrabilité surviennent.
Après la migration
Évaluation continue : Poursuivez l’analyse et l’optimisation de vos stratégies d’envoi d’emails. Prenez en compte les retours des abonnés pour ajuster votre approche.
En suivant ces étapes, vous serez en mesure de gérer l’augmentation du volume d’emails de manière efficace, garantissant ainsi une haute délivrabilité et le maintien de la satisfaction clientèle.
Exemple de plan de montée en puissance progressive pour vos adresses IP
Définir les délais :
Il est crucial de structurer la montée en charge en définissant un calendrier précis. Déterminez la durée nécessaire, avec un nombre spécifique de semaines, et fixez les dates correspondantes. Cette organisation temporelle vous aidera à orchestrer vos envois de manière efficace et méthodique.
Définir les jours d’envois :
Pour une montée en charge efficace, il est recommandé de programmer des envois réguliers, idéalement quotidiens, afin de maintenir une présence constante sur les IPs. Néanmoins, les exigences du calendrier marketing peuvent parfois limiter la disponibilité de contenu adapté pour une telle fréquence.
Préciser les volumes d’envoi :
Évaluer avec précision les volumes d’emails à envoyer est essentiel pour un déploiement progressif et maîtrisé sur vos infrastructures IP. Il convient de spécifier le volume d’envois quotidiens prévus, ce qui facilitera le suivi et l’évaluation de l’impact de la montée en charge. Prendre en compte les spécificités des principaux fournisseurs de services de messagerie peut également s’avérer bénéfique pour affiner votre stratégie.
Sélectionner les domaines d’envoi appropriés
Le choix du domaine d’envoi est crucial pour la sécurisation et l’authentification de vos emails, influençant directement la délivrabilité et la confiance des destinataires envers votre marque. L’utilisation de votre domaine principal doit refléter l’identité de votre entreprise et assurer une continuité avec les services que vous proposez. Par exemple, si votre site web est accessible via monentreprise.com, il semble naturel d’adopter une adresse d’expédition telle que email@monentreprise.com pour maintenir cette cohérence.
Pour une gestion plus aisée des enregistrements DNS et une meilleure authentification, il est conseillé de mettre en place un sous-domaine dédié aux envois d’emails, comme news.monentreprise.com. Cette pratique permet non seulement une segmentation claire de vos communications mais aussi une simplification technique dans le suivi et l’authentification.
La constance dans l’utilisation de votre domaine d’envoi est essentielle. Varier fréquemment de domaine ou d’adresse d’envoi peut éveiller les soupçons des filtres anti-spam, nuisant à la réputation de votre domaine.
