Déclaration de confidentialité

1. Dispositions générales

1.1 Objet de la politique

Chez Dialog Insight (« Dialog Insight », « nous », « notre » ou « nos »), la protection des renseignements personnels fait partie intégrante de nos engagements envers nos clients, leurs utilisateurs, nos partenaires commerciaux et les visiteurs de nos sites Web.

La présente Politique de confidentialité (la « Politique ») décrit les pratiques de Dialog Insight concernant la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation et la protection des renseignements personnels dans le cadre de ses activités.

Elle s’applique notamment :

au site Web de Dialog Insight;
aux plateformes Dialog Insight (notamment app.dialoginsight.com et app.mydialoginsight.com);
aux modules spécialisés développés par Dialog Insight, incluant notamment le module Parcours et les outils de mesure comportementale;
aux applications, interfaces, API et intégrations offertes par Dialog Insight;
aux communications effectuées avec nos clients, partenaires, fournisseurs et visiteurs;
à toute personne utilisant nos produits ou services.

1.2 Lois applicables

Dialog Insight s’engage à traiter les renseignements personnels conformément aux lois applicables, notamment :

la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Québec);
la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE);
la Loi visant à promouvoir l’efficacité et la capacité d’adaptation de l’économie canadienne par la réglementation de certaines pratiques qui découragent l’exercice des activités commerciales par voie électronique (LCAP);
le Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l’Union européenne;
les lois françaises applicables, notamment les recommandations publiées par la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL);
toute autre législation applicable en matière de protection des renseignements personnels.

Notre objectif est d’assurer une utilisation responsable, transparente et sécuritaire des renseignements personnels tout au long de leur cycle de vie.

1.3 Définitions

Aux fins de la présente Politique, les expressions suivantes ont la signification indiquée ci-dessous.

Renseignement personnel: Toute information concernant une personne physique qui permet de l’identifier, directement ou indirectement. Il peut notamment s’agir de coordonnées, d’identifiants, de renseignements relatifs à un compte utilisateur, d’informations techniques ou de données de navigation associées à une personne identifiable. Selon le contexte, certains renseignements peuvent être considérés comme des renseignements personnels sensibles au sens des lois applicables.
Client : Toute organisation utilisant les produits ou services de Dialog Insight.
Personne concernée: Toute personne physique dont les renseignements personnels sont traités par Dialog Insight ou par l’intermédiaire de ses services.
Plateforme: L’ensemble des applications, services infonuagiques, API, modules et fonctionnalités développés ou exploités par Dialog Insight.
Traitement : Toute opération effectuée sur des renseignements personnels, notamment leur collecte, leur utilisation, leur consultation, leur conservation, leur communication, leur modification, leur anonymisation ou leur destruction.

2. Gouvernance

2.1 Responsable de la protection des renseignements personnels

Dialog Insight a désigné un Responsable de la protection des renseignements personnels (DPO) chargé de veiller à la conformité de l’organisation en matière de protection des renseignements personnels et d’agir comme point de contact pour toute question ou demande relative à leur traitement.

Pour toute question concernant la présente Politique, pour exercer vos droits ou pour signaler un incident de confidentialité, vous pouvez communiquer avec nous à dpo@dialoginsight.com.

Pour toute demande générale concernant nos produits ou services, vous pouvez également nous écrire à info@dialoginsight.com.

2.2. Notre rôle

Selon le contexte, Dialog Insight peut agir soit comme responsable du traitement, soit comme sous-traitant (ou fournisseur de services) au sens des lois applicables.

2.2.1 Responsable du traitement

Dialog Insight agit comme responsable du traitement lorsqu’elle recueille et utilise des renseignements personnels pour ses propres activités, notamment afin de :

gérer son site Web;
administrer les comptes de ses clients;
gérer les relations commerciales;
assurer la facturation;
répondre aux demandes d’information;
offrir du soutien technique;
organiser des événements ou webinaires;
communiquer avec ses clients et partenaires;
respecter ses obligations légales.

Dans ces situations, Dialog Insight détermine les finalités et les moyens du traitement.

2.2.2 Sous-traitant

La plateforme Dialog Insight permet à ses clients de gérer leurs propres renseignements personnels dans le cadre de leurs activités de marketing relationnel, de communication, d’automatisation et de gestion de la relation client.

Dans ce contexte :

les renseignements personnels demeurent la propriété exclusive du client;
le client demeure responsable du traitement effectué au moyen de la plateforme;
Dialog Insight agit uniquement comme fournisseur technologique ou sous-traitant;
Dialog Insight traite les renseignements personnels uniquement conformément aux instructions documentées de ses clients.

Il appartient notamment au client de :

déterminer les finalités du traitement;
identifier la base juridique applicable;
obtenir les consentements requis;
respecter les obligations de transparence;
répondre aux demandes d’exercice des droits;
déterminer les périodes de conservation;
assurer la conformité de son utilisation de la plateforme avec les lois applicables.

Lorsque les utilisateurs utilisent les services de Dialog Insight par l’intermédiaire d’un revendeur ou d’un partenaire autorisé, les références aux « clients » dans la présente Politique doivent également être interprétées comme visant ces revendeurs ou partenaires.

3. Traitement des renseignements personnels

Dialog Insight traite les renseignements personnels uniquement dans le cadre des finalités décrites dans la présente Politique, conformément aux lois applicables et aux engagements contractuels pris envers ses clients. Les renseignements personnels sont traités conformément aux principes de licéité, de loyauté, de transparence, de minimisation, d’exactitude, de limitation de la conservation, d’intégrité et de confidentialité prévus par les lois applicables.

Selon les services utilisés et le rôle exercé par Dialog Insight, les renseignements personnels peuvent être recueillis directement auprès des personnes concernées, auprès de nos clients ou, lorsque la loi le permet, auprès de tiers autorisés. Les catégories de renseignements recueillis, les finalités poursuivies et les traitements effectués varient selon le contexte.

Le recours à certaines technologies de suivi est nécessaire au fonctionnement de notre site Web, de notre plateforme ou de certaines communications électroniques. Ces technologies sont décrites dans notre Avis sur les cookies et technologies de suivi, qui fait partie intégrante de notre cadre de protection des renseignements personnels.

3.1 Gestion des comptes clients et des utilisateurs de la plateforme

Lorsqu’une organisation devient cliente de Dialog Insight ou crée un compte utilisateur, nous recueillons les renseignements personnels nécessaires à l’établissement et à la gestion de la relation d’affaires ainsi qu’à l’utilisation de la plateforme. Ces renseignements peuvent notamment comprendre le nom, le prénom, l’adresse courriel, le numéro de téléphone, le nom de l’organisation, la fonction occupée, les préférences du compte ainsi que les renseignements nécessaires à l’authentification.

Nous recueillons également certaines informations techniques nécessaires au fonctionnement sécuritaire de la plateforme, notamment les journaux de connexion, l’adresse IP, les informations relatives au navigateur et à l’appareil utilisé, les événements de sécurité ainsi que les autres données techniques requises pour fournir nos services. Ces renseignements sont utilisés afin d’établir et de gérer la relation avec nos clients, de fournir les services, d’administrer les comptes utilisateurs, de sécuriser les accès, de prévenir les accès non autorisés, d’assurer le soutien technique, d’améliorer nos services et de résoudre les incidents techniques.

Les renseignements personnels liés à la gestion de la relation d’affaires, tels que les coordonnées des personnes-ressources, les renseignements administratifs, les contrats et les informations nécessaires à la facturation, peuvent être conservés dans notre système de gestion de la relation client (CRM) ou dans notre système comptable. Les renseignements personnels traités pour le compte de nos clients dans le cadre de la prestation de nos services demeurent quant à eux dans les systèmes exploités sous le contrôle de Dialog Insight.

3.2 Utilisation de notre site Web

Lorsque vous utilisez notre site Web ou remplissez un formulaire, nous recueillons les renseignements que vous choisissez de nous transmettre, notamment votre nom, votre adresse courriel, votre numéro de téléphone, le nom de votre organisation, votre fonction ainsi que tout autre renseignement communiqué volontairement.

Ces renseignements peuvent notamment être utilisés afin de répondre à vos demandes, organiser une démonstration, vous inscrire à un événement ou à un webinaire, vous donner accès à certains contenus, communiquer avec vous ou établir et maintenir une relation d’affaires.

3.3 Communications de Dialog Insight

Lorsque vous choisissez de recevoir des communications de Dialog Insight ou d’interagir avec celles-ci, nous pouvons utiliser certaines technologies de suivi afin d’en mesurer l’efficacité, notamment les ouvertures de courriels, les clics sur les liens et certaines interactions avec notre site Web.

Ces renseignements nous permettent notamment d’améliorer nos communications, de mieux comprendre les intérêts de nos clients et prospects, d’améliorer l’expérience utilisateur ainsi que la pertinence de nos produits et services.

3.4 Services fournis à nos clients

Dialog Insight fournit une plateforme permettant à ses clients de gérer leurs communications, leurs campagnes marketing, leurs parcours automatisés ainsi que les renseignements personnels de leurs propres contacts.

Selon les fonctionnalités activées par le client, la plateforme permet notamment la gestion de listes de contacts, la personnalisation des communications, l’automatisation de campagnes ainsi que la mesure de certaines interactions avec les communications envoyées.

Lorsque ces fonctionnalités sont utilisées, Dialog Insight agit généralement comme sous-traitant (ou fournisseur de services) et traite les renseignements personnels uniquement conformément aux instructions documentées de ses clients. Les clients demeurent responsables de déterminer les finalités poursuivies, la base juridique ou tout autre fondement prévu par les lois applicables, les mécanismes de consentement requis, les périodes de conservation ainsi que le respect des obligations légales qui leur incombent.

3.5 Divulgation des renseignements personnels

Dialog Insight ne communique des renseignements personnels que dans les situations où cela est nécessaire à la prestation des services, lorsqu’un client nous en donne l’instruction, lorsque la loi l’exige ou lorsqu’une telle communication est nécessaire afin de protéger ses droits, ceux de ses clients ou ceux d’autres personnes.

Nous ne vendons ni ne louons les renseignements personnels traités dans le cadre de nos activités ou pour le compte de nos clients.

3.6 Obligations légales

Dialog Insight peut être tenue d’utiliser ou de communiquer certains renseignements personnels afin de respecter une obligation légale ou réglementaire, notamment pour :

répondre à une ordonnance judiciaire ou à une demande valide d’une autorité compétente;
satisfaire à une obligation prévue par la loi;
protéger ses droits, ses biens ou sa sécurité, ou ceux de ses clients ou d’autres personnes;
prévenir, détecter ou enquêter sur une fraude, une activité illicite ou une utilisation abusive de ses services;
faire respecter ses conditions d’utilisation ou ses droits contractuels.

Dans tous les cas, Dialog Insight limite la communication aux renseignements personnels strictement nécessaires et veille à respecter les exigences prévues par les lois applicables.

3.7 Utilisation à de nouvelles fins

Dialog Insight utilise les renseignements personnels uniquement aux fins décrites dans la présente Politique ou autrement portées à votre connaissance au moment de leur collecte.

Si nous souhaitons utiliser ou communiquer des renseignements personnels à une nouvelle fin incompatible avec celles initialement prévues, nous vous en informerons et obtiendrons votre consentement lorsque les lois applicables l’exigent.

Lorsque le consentement constitue la base juridique ou le fondement applicable au traitement, Dialog Insight veille à ce qu’il soit obtenu conformément aux lois applicables. Selon les circonstances et les lois applicables, ce consentement peut être exprès, implicite ou résulter d’un autre mécanisme reconnu par la loi.

4. Partage des renseignements personnels

Dialog Insight peut communiquer certains renseignements personnels à des fournisseurs ou partenaires autorisés lorsque cela est nécessaire à la prestation de ses services, à l’exploitation de sa plateforme ou au respect de ses obligations légales et contractuelles.

Dialog Insight sélectionne ses fournisseurs selon des critères de sécurité, de confidentialité et de conformité et met en place les mesures contractuelles appropriées afin d’assurer la protection des renseignements personnels.

4.1 Fournisseurs et sous-traitants

Dialog Insight fait appel à des fournisseurs spécialisés afin de soutenir l’exploitation, la sécurité et l’amélioration de ses services, notamment en matière :

d’hébergement et d’infrastructure infonuagique;
d’authentification;
de communications électroniques;
de transmission de messages (courriels, SMS, notifications mobiles ou autres canaux de communication);
d’intelligence artificielle;
de soutien technique;
d’outils administratifs et de collaboration.

Lorsque des services de transmission de messages sont utilisés, seuls les renseignements personnels strictement nécessaires à l’acheminement des communications sont transmis aux fournisseurs concernés, par exemple l’adresse de destination, le numéro de téléphone, le jeton de notification, le contenu du message ou certaines informations techniques nécessaires à sa transmission.

Ces fournisseurs agissent uniquement pour le compte de Dialog Insight ou de ses clients et ne sont autorisés à traiter les renseignements personnels qu’aux seules fins de fournir les services convenus, conformément aux obligations contractuelles qui leur sont applicables.

Une liste de nos principaux fournisseurs et sous-traitants est disponible sur demande ou dans notre documentation de conformité.

4.2 Intégrations et services tiers

Afin d’offrir certaines fonctionnalités, Dialog Insight permet l’intégration avec des services exploités par des tiers.

Ces intégrations sont activées uniquement lorsque le client ou l’utilisateur choisit de les utiliser ou lorsqu’elles sont nécessaires à la prestation du service. Les renseignements personnels accessibles dans le cadre de ces intégrations sont limités à ceux nécessaires au fonctionnement de la fonctionnalité concernée.

4.2.1 Utilisation des services Google et des données API

Lorsque vous choisissez de connecter votre compte Google à la plateforme Dialog Insight, nous accédons à certaines données de votre compte Google uniquement afin de fournir l’intégration que vous avez demandée.

Portée de l’accès	Dialog Insight accède exclusivement aux données nécessaires à l’utilisation de Google Ads Customer Match afin de créer, mettre à jour et gérer des listes d’utilisateurs dans votre propre compte Google Ads. Aucune autre donnée de votre compte Google n’est accessible ou utilisée.
Finalité de l’utilisation	Les données obtenues sont utilisées uniquement pour synchroniser des segments de contacts provenant de Dialog Insight vers votre compte Google Ads, afin de vous permettre de gérer vos audiences publicitaires conformément à vos paramètres et à vos instructions.
Traitement des données	Les informations de contact transmises à Google Ads sont hachées avant leur transmission, conformément aux exigences de Google Customer Match. Dialog Insight ne conserve pas, ne réutilise pas et ne partage pas les données obtenues par l’intermédiaire des API Google au-delà de ce qui est strictement nécessaire pour fournir la fonctionnalité demandée.
Consentement de l’utilisateur	L’accès aux données de votre compte Google s’effectue uniquement après que vous ayez accordé votre autorisation explicite au moyen du mécanisme d’autorisation OAuth de Google. Vous pouvez révoquer cet accès en tout temps à partir des paramètres de votre compte Google.
Utilisation limitée des données API Google	Dialog Insight respecte les exigences de la politique Google API Services User Data Policy, y compris les exigences relatives à l’Utilisation limitée (Limited Use). Les données obtenues par l’intermédiaire des API Google sont utilisées exclusivement afin de fournir les fonctionnalités demandées par l’utilisateur. Elles ne sont jamais utilisées à des fins non autorisées, notamment pour la publicité, le profilage, l’analyse indépendante ou l’entraînement de modèles d’intelligence artificielle.
Avis intégré à l’application	Lors de l’activation d’une intégration Google, Dialog Insight affiche dans l’application un avis précisant les données Google auxquelles il sera demandé d’accéder ainsi qu’un lien vers la présente Politique de confidentialité.

4.3. Hébergement et transferts internationaux

Dialog Insight exploite différentes infrastructures technologiques afin de répondre aux besoins de ses clients et aux exigences réglementaires applicables. Selon les services utilisés, les renseignements personnels peuvent être hébergés ou traités au Canada, en France, dans l’Union européenne ou dans d’autres juridictions où sont situés certains fournisseurs autorisés.

Dialog Insight s’efforce, lorsque cela est possible, d’offrir des environnements d’hébergement adaptés aux exigences contractuelles ou réglementaires de ses clients, notamment en matière de localisation des données. Lorsque des renseignements personnels sont transférés à l’extérieur de leur juridiction d’origine, Dialog Insight met en œuvre les mesures appropriées afin d’assurer un niveau de protection adéquat, notamment au moyen d’engagements contractuels, d’évaluations des risques lorsque requises, de mesures techniques et organisationnelles appropriées ainsi que des mécanismes de transfert reconnus par les lois applicables.

Dialog Insight veille à ce que les fournisseurs ayant accès à des renseignements personnels offrent un niveau de protection compatible avec les exigences applicables en matière de confidentialité et de sécurité.

5. Protection des renseignements personnels

La protection des renseignements personnels constitue une responsabilité fondamentale de Dialog Insight. Nous mettons en œuvre des mesures administratives, organisationnelles, physiques et technologiques raisonnables afin de protéger les renseignements personnels contre la perte, le vol, l’accès, l’utilisation, la consultation, la reproduction, la modification, la divulgation ou la destruction non autorisés.

5.1 Sécurité

Nos mesures de sécurité sont établies en fonction de la nature des renseignements traités, de leur sensibilité, des risques identifiés et des meilleures pratiques reconnues dans l’industrie.

Selon les services utilisés, ces mesures peuvent notamment comprendre :

la gestion des accès selon le principe du moindre privilège;
l’authentification multifacteur lorsque applicable;
le chiffrement des données en transit et, lorsque pertinent, au repos;
la segmentation des environnements;
la journalisation des activités et des accès;
la surveillance des infrastructures;
la gestion des vulnérabilités et des correctifs de sécurité;
des sauvegardes régulières et des procédures de restauration;
des mécanismes de continuité des activités;
la sensibilisation et la formation du personnel;
des engagements contractuels de confidentialité avec les employés, fournisseurs et sous-traitants.

Notre site Web et nos applications utilisent des technologies de sécurité reconnues afin de protéger les renseignements personnels contre les accès non autorisés. Seuls les membres du personnel autorisés, dans la mesure nécessaire à l’exercice de leurs fonctions, peuvent accéder aux renseignements personnels. Tous les membres du personnel ayant accès à des renseignements personnels sont soumis à des obligations de confidentialité appropriées dans le cadre de leurs fonctions

Les renseignements personnels confiés par nos clients sont principalement traités dans les systèmes exploités par Dialog Insight et sous son contrôle. Seules certaines informations administratives ou commerciales nécessaires à la gestion de la relation d’affaires (par exemple les informations relatives aux clients, aux contrats ou à la facturation) peuvent être conservées dans certains systèmes d’entreprise tels que notre système de gestion de la relation client (CRM) ou notre système comptable.

Malgré les mesures mises en œuvre, aucun système de sécurité ne peut garantir une protection absolue contre tous les risques. Dialog Insight révise régulièrement ses mesures de sécurité afin de les adapter à l’évolution des menaces et des technologies.

5.2 Intelligence artificielle

Dialog Insight développe progressivement certaines fonctionnalités utilisant des technologies d’intelligence artificielle ou d’automatisation afin d’améliorer l’expérience utilisateur, faciliter certaines analyses ou assister les utilisateurs dans l’utilisation de la plateforme.

Lorsque des fonctionnalités d’intelligence artificielle sont proposées :

elles sont développées et déployées conformément aux principes de sécurité, de confidentialité et de protection des renseignements personnels de Dialog Insight;
elles sont utilisées uniquement dans le cadre des finalités prévues;
elles font l’objet de mesures techniques et contractuelles appropriées lorsque des fournisseurs spécialisés sont utilisés.

Sauf indication contraire, Dialog Insight n’utilise pas les données confiées par ses clients pour entraîner des modèles publics ou mutualisés d’intelligence artificielle.

Les renseignements obtenus au moyen des fonctionnalités de suivi, des cookies ou des pixels de suivi ne sont pas utilisés pour entraîner des modèles publics d’intelligence artificielle.

Des informations complémentaires concernant l’utilisation responsable de l’intelligence artificielle sont présentées dans la Déclaration sur l’utilisation responsable de l’intelligence artificielle publiée par Dialog Insight.

5.3 Gestion des incidents de confidentialité

Dialog Insight maintient des procédures visant à détecter, analyser, documenter et traiter les incidents de confidentialité pouvant affecter les renseignements personnels.

Un incident de confidentialité peut notamment comprendre :

un accès non autorisé;
une utilisation non autorisée;
une divulgation accidentelle;
une perte;
une destruction;
toute autre atteinte à la confidentialité, à l’intégrité ou à la disponibilité de renseignements personnels.

Lorsqu’un incident est détecté, Dialog Insight prend les mesures appropriées afin :

d’en limiter les conséquences;
d’en déterminer la cause;
de prévenir sa récurrence;
de respecter les obligations de notification prévues par les lois applicables.

Lorsque requis par la loi, Dialog Insight informera les personnes concernées, ses clients ou les autorités compétentes selon les modalités prévues par les lois applicables.

5.4 Conservation des renseignements personnels

Dialog Insight conserve les renseignements personnels uniquement pendant la durée nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, ou aussi longtemps que requis pour respecter ses obligations légales, réglementaires, contractuelles ou opérationnelles.

Les périodes de conservation peuvent varier selon la nature des renseignements, les services utilisés et les obligations applicables. À l’expiration des périodes de conservation applicables, les renseignements personnels sont supprimés, anonymisés ou détruits de manière sécuritaire.

Lorsque Dialog Insight agit comme responsable du traitement, les renseignements sont conservés conformément à son calendrier de conservation interne.
Lorsque Dialog Insight agit comme sous-traitant, les périodes de conservation applicables aux renseignements traités dans la plateforme sont généralement déterminées par le client ou prévues au contrat applicable.

Les durées de conservation applicables aux cookies, pixels de suivi et autres technologies similaires sont décrites dans notre Avis sur les technologies de suivi, lequel précise également les finalités de ces technologies et les modalités de gestion des préférences des utilisateurs.

5.5 Exactitude des renseignements personnels

Dialog Insight prend des mesures raisonnables afin que les renseignements personnels qu’elle détient soient exacts, complets et à jour, compte tenu des finalités pour lesquelles ils sont utilisés.

Nous invitons les utilisateurs à nous informer de tout changement concernant leurs renseignements personnels ou leurs coordonnées professionnelles. Les utilisateurs de la plateforme peuvent également mettre à jour certaines informations directement au moyen des fonctionnalités prévues à cette fin.

Lorsque Dialog Insight traite des renseignements personnels pour le compte de ses clients, les personnes concernées sont invitées à communiquer directement avec l’organisation responsable du traitement afin d’obtenir la correction ou la mise à jour des renseignements les concernant.

6. Vos droits

Selon les lois applicables, vous pouvez exercer différents droits relativement aux renseignements personnels vous concernant, notamment le droit d’y accéder, de les faire rectifier, de retirer votre consentement lorsque celui-ci constitue la base juridique du traitement, de demander leur suppression ou leur portabilité, de vous opposer à certains traitements ainsi que de déposer une plainte auprès de l’autorité compétente.

Lorsque Dialog Insight agit comme responsable du traitement, vous pouvez exercer ces droits en communiquant avec notre Responsable de la protection des renseignements personnels à dpo@dialoginsight.com.

Lorsque Dialog Insight agit comme sous-traitant pour le compte d’un client, certaines demandes devront être adressées directement à ce dernier.

7. Modifications de la Politique

Dialog Insight peut modifier la présente Politique afin de refléter l’évolution de ses services, de ses pratiques ou des exigences légales et réglementaires applicables. La version la plus récente est toujours disponible sur notre site Web.

8. Nous joindre

Pour toute question concernant la présente Politique ou nos pratiques relatives à la protection des renseignements personnels, vous pouvez communiquer à cette adresse info@dialoginsight.com

Si vous souhaitez exercer vos droits, signaler un incident de confidentialité ou formuler une plainte concernant la protection des renseignements personnels, nous vous invitons à communiquer directement avec le Responsable de la protection des renseignements personnels à dpo@dialoginsight.com.

9. Documents complémentaires

La présente Politique est complétée par les documents suivants, lesquels font partie intégrante de notre cadre de protection des renseignements personnels :